Jakie meble wybrać do biura rachunkowego?

Prowadzisz biuro rachunkowe albo planujesz otworzyć taką działalność? Ważnym jej aspektem będzie funkcjonalne biuro, zaaranżowane z myślą o bezpiecznym przechowywaniu dokumentów oraz wygodzie pracowników i klientów. Jak wybrać meble do biura rachunkowego? Przeczytaj wskazówki i sprawdź nasze inspiracje!

W czasach kiedy wiele firm zleca usługi księgowości na zewnątrz, biura rachunkowe zyskały wielką popularność. Jak każde biuro, także przestrzeń do pracy dla księgowych musi być zorganizowana nowocześnie, funkcjonalnie, z myślą o potrzebach pracowników i specyfice pracy w księgowości.

W wyposażeniu biura rachunkowego najważniejsze są odpowiednie meble. Trzeba wyposażyć miejsca do pracy indywidualnej, przestrzeń do spotkań z klientami oraz miejsce na przechowywanie dokumentacji, i to zgodnie z wymogami RODO.

Jakich mebli biurowych potrzebujesz więc w biurze rachunkowym? Niezbędne będą ergonomiczne fotele biurowe i biurka, kontenerki biurkowe oraz szafki biurowe i regały biurowe na segregatory. W strefie spotkań z klientami, w zależności od potrzeb firmy, nie może zabraknąć foteli i stolików lub większego stołu z krzesłami konferencyjnymi.

O co należy zadbać przy wyborze mebli do biura rachunkowego?

Czym się kierować przy wyborze mebli do biura rachunkowego? Zwróć uwagę na te zasady aranżacji biura rachunkowego.

• Ergonomia: stanowiska pracy muszą być ergonomiczne, czyli dopasowane do potrzeb użytkowników i wspierające ich zdrowie, w tym przede wszystkim kręgosłup. W pracy siedzącej, a taką jest praca księgowego, to ogromnie ważne.
• Dużo miejsca do przechowywania dokumentacji: choć biura rachunkowe korzystają z dobrodziejstw digitalizacji, dokumentów do przechowywania nie zabraknie. Trzeba zapewnić im odpowiednie miejsce, a dokumenty poufne zabezpieczyć w zamykanych szafach i regałach.
• Przyjazna atmosfera: usługi finansowe to specyficzny rodzaj działalności. Wystrój biura rachunkowego powinien budzić zaufanie, a także nie zniechęcać krzykliwymi kolorami czy mało eleganckimi meblami. Najlepiej sprawdzają się barwy neutralne, takie jak biel, czerń, szarości oraz kojarzące się z bezpieczeństwem kolory ziemi: beże i brązy.

Wygoda

Meble w biurze rachunkowym muszą być wygodne. Dotyczy to przede wszystkim miejsc pracy indywidualnej.

Podstawa to wysokiej jakości, solidny stół biurowy. Do biura w stylu nowoczesnym pasują biurka ze szklanym blatem czy podstawą z metalu. Ciekawą opcją są też biurka w stylu loftowym – z drewnianymi blatami – lub klasyczne biurka z płyty, w kolorze białym lub drewnianym.

Biurko dla księgowego powinno mieć też odpowiednio duży blat i wytrzymałą konstrukcję, która zniesie nawet duże obciążenia. Warto też rozważyć zakup biurek z regulowaną wysokością, które umożliwią zmienianie pozycji w trakcie pracy, co jest ważne dla zdrowia pleców.

Do wielogodzinnej pracy niezbędny będzie również ergonomiczny fotel biurowy. Wygodny fotel wesprze pracownika w jego codziennych zadaniach, zapobiegnie przeciążeniom i bólom kręgosłupa, poprawi wydajność i koncentrację, która w tym zawodzie jest niezwykle ważna.

Dobry fotel biurowy dla księgowego powinien mieć możliwość regulacji wysokości i stopnia odchylenia siedziska oraz ustawienia oparcia. Przydadzą się podłokietniki z regulacją ustawienia oraz wyprofilowane oparcie, które podtrzyma najbardziej obciążony podczas siedzenia odcinek lędźwiowy kręgosłupa.

W indywidualnej strefie pracy sprawdzą się też szafki biurowe na podręczne dokumenty i kontenerki biurowe. Jeśli biuro jest urządzone w systemie open office, zatroszcz się również o przegrody akustyczne, które zmniejszą hałas, a dzięki temu poprawią jakość pracy. Mogą to być różnego rodzaju ścianki, przesłony czy przegrody z tkanin o właściwościach tłumiących dźwięki.

Bezpieczeństwo

Ze względu na specyfikę pracy biura rachunkowego zdecydowanie musisz zwrócić uwagę na kwestie bezpieczeństwa. Dotyczy to przede wszystkim przetwarzanych danych osobowych oraz – szerzej – bezpiecznego przechowywania dokumentacji.

Regały biurowe powinny być dostosowane do dużych ciężarów, solidne i wykonane z wysokiej jakości materiałów. Niezbędne będą regały i szafy zamykane na kluczyk lub wyposażone w zamek z kodem. Uchroni to dokumenty przed potencjalnym dostępem osób nieuprawnionych, co jest wymogiem RODO. Szafki biurowe na kluczyk sprawdzą się w strefie wspólnej dla kilku pracowników, ale także jako wyposażenie indywidualnych miejsc pracy.

Porządek i organizacja

Choć coraz więcej dokumentów, także w biurze rachunkowym, przechowuje się dziś w formie cyfrowej, porządek i właściwa archiwizacja dokumentacji papierowej bywa dużym wyzwaniem.

Szafy i regały powinny umożliwiać łatwą segregację dokumentów oraz teczek, skoroszytów i segregatorów. Dobrym wyjściem jest zamówienie szaf i mebli na dokumenty na wymiar lub zakup ich z jednej kolekcji, aby zachować spójny wystrój biura rachunkowego. Sprawdzą się takie opcje, jak regulowane półki oraz łatwe zamykanie i otwieranie przez długi uchwyt.

Warto zwrócić uwagę na wytrzymałość materiałów mebli oraz łatwość utrzymania ich w czystości. Solidne płyty meblowe, szkło i lakierowany metal to bardzo dobre rozwiązania – gładkie powierzchnie czyści się łatwo i szybko.